Description

Objetivo:

Implementar un sistema integral de gestión documental y archivo que garantice el orden, la seguridad, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa de la organización, transformando la información en un activo estratégico para la toma de decisiones y la sostenibilidad institucional.

👉 Opinión profesional: hoy el archivo ya no es bodegaje, es gestión de riesgos, tiempo y dinero.

🔍 Pilar 1. Diagnóstico Técnico y Cumplimiento Normativo

Objetivo

Identificar la brecha real entre la situación actual del archivo y las exigencias legales, técnicas y operativas.

Alcance:

• Evaluación del estado actual del archivo físico y digital
• Identificación de riesgos:
  • Pérdida de información
  • Incumplimientos normativos
  • Exposición legal y sanciones
• Revisión de normativa aplicable:
  • Ley Orgánica de Transparencia
  • MDT, SRI
  • Normas ISO (según aplique)

📌 Resultado: mapa claro de riesgos, brechas y prioridades de intervención.

📐 Pilar 2. Diseño de Normas, Herramientas y Gobierno Documental

Objetivo

Establecer reglas claras para decidir qué se guarda, cuánto tiempo y cómo se elimina legalmente.

Alcance:

• Diseño de Tablas de Retención Documental (TRD)
• Definición del ciclo de vida documental
• Estandarización de criterios de archivo
• Lineamientos de custodia y acceso

📄 Entregables clave:

• TRD aprobadas
• Normativa interna de gestión documental

👉 Opinión: aquí se evita el error más común: guardar todo “por si acaso”.

🧠 Pilar 3. Cultura y Capacitación en Gestión Documental

Objetivo

Transformar la gestión documental en cultura organizacional, no en una carga operativa.

Alcance:

• Capacitación técnica y práctica al personal
• Sensibilización sobre:
  • Custodia de activos de información
  • Responsabilidad legal
  • Buenas prácticas documentales
• Talleres aplicados al puesto de trabajo

🎓 Resultado: personal que sabe qué hacer, cuándo y por qué.

⚙️ Pilar 4. Desarrollo e Implementación de Procesos de Gestión Documental

Objetivo

Diseñar la columna vertebral de la información empresarial.

Alcance:

• Diagnóstico técnico situacional del flujo documental
• Diseño e implementación de procesos para:
  • Recepción
  • Producción
  • Distribución
  • Archivo
• Elaboración de Manuales de Procedimientos
• Puesta en marcha con acompañamiento técnico

📘 Entregables:

• Manuales claros y operativos
• Procesos documentados y funcionales

📦 Pilar 5. Ordenamiento Físico del Archivo

Objetivo

Reducir tiempos de búsqueda y riesgos mediante organización estructurada.

Alcance:

• Clasificación por series y subseries documentales
• Selección y depuración documental
• Instalación técnica del archivo
• Inventario documental digitalizado

📊 Resultado: archivo localizado en minutos, no en horas.

💻 Pilar 6. Digitalización de Documentos

Objetivo

Convertir el papel en un activo digital consultable, seguro y confiable.

Alcance:

• Digitalización técnica certificada
• Indexación automática mediante OCR
• Control de calidad:
  • Legibilidad
  • Correspondencia físico–digital
• Organización para consulta rápida

👉 Opinión: digitalizar sin control es solo caos en PDF. Aquí no pasa eso.

📦 Paquetes de Servicio

🏥 Pack Cumplimiento Legal

Ideal para Salud y Educación

Incluye:

• Consultoría
• Ordenamiento físico
• Inventario digital

Valor agregado:

• Preparación para auditorías
• Protección de datos sensibles
• Reducción de riesgos legales

🌱 Pack Eficiencia Administrativa

Ideal para Florícolas, Petroleras e Industrias

Incluye:

• Digitalización masiva
• Indexación automática
• Publicación en la nube

Valor agregado:

• Hasta 80% menos tiempo en búsquedas
• Mejora en procesos de compras, contratos y facturación

🏢 Outsourcing de Archivo Vivo

Para empresas sin espacio físico

Incluye:

• Custodia documental
• Gestión de préstamos
• Destrucción certificada

Valor agregado:

• Liberación de espacio
• Seguridad física y legal total

⭐ Factores Diferenciadores

🔁 Retorno de Inversión (ROI)

Por cada dólar invertido, la empresa ahorra al menos 60 minutos diarios en búsquedas improductivas.

🔐 Seguridad documental

Procesos técnicos que garantizan:

• Integridad legal
• Trazabilidad
• Confiabilidad del documento digital